Процесс управления запасами: пять основных шагов

Запасы лежат в основе любого успешного бизнеса, обеспечивая соответствующий баланс между спросом и предложением. Процесс управления запасами включает в себя пять основных шагов, которые при эффективном внедрении приводят к бесперебойной работе и удовлетворению клиентов. В розничных онлайн-торговлях на счету каждый доллар, где конкуренция острая, а размер прибыли может быть небольшим. К сожалению, предприятия часто сталкиваются с проблемами, связанными с плохим управлением запасами, что со временем ставит под угрозу их прибыль.

Неудачная практика инвентаризации может иметь далеко идущие последствия, выходящие далеко за рамки неудобств; они могут привести к значительным финансовым потерям, которые ставят под угрозу прибыльность бизнеса. В этой статье будут рассмотрены пять основных шагов, составляющих процесс управления запасами.

Что такое процесс управления запасами?

Управление запасами — это систематическая практика наблюдения и контроля запасов компании. Это включает в себя все: от заказа продуктов, их безопасного хранения, отслеживания заказов клиентов, их максимально быстрого выполнения, минимизации избыточных запасов и предотвращения дефицита. Отчеты показывают, что 34% предприятий сталкивались с ситуациями, когда они продавали недоступный товар из своих запасов, создавая для себя проблемы с избытком или недостатком запасов и влияя на прибыльность. Компании, внедряющие эффективный процесс управления запасами, могут избежать подобных проблем за счет более эффективного планирования уровней запасов.

Представьте себе, что у вас есть розничный интернет-магазин, продающий различные товары. Без надлежащего управления запасами такой магазин может столкнуться с множеством проблем, в том числе с дефицитом товаров, когда заканчиваются популярные товары, что приводит к потере продаж и недовольству клиентов. Поддержание избыточных запасов связывает ценный капитал, увеличивает затраты на хранение и рискует подвергнуть розничные магазины убыткам из-за просроченных или устаревших продуктов. Поэтому внедрение эффективного процесса управления запасами становится жизненно важным для преодоления этих препятствий и эффективной оптимизации места для хранения.

Пять основных этапов процесса управления запасами

Навигация по управлению запасами требует выполнения пяти основных шагов. Рассматривайте эти задачи как основные задачи, которые необходимо выполнить, чтобы не сбиться с пути. В этом разделе мы рассмотрим эти шаги и их связь друг с другом, помогая поддерживать ваш бизнес на правильном пути.

Планирование и прогнозирование запасов

В начале своей деятельности по управлению запасами компании тщательно изучают тенденции рынка и исторические данные, чтобы точно прогнозировать будущий спрос, обеспечивая прочную основу для принятия стратегических решений. Этот процесс предполагает принятие осознанного выбора относительно уровня запасов, чтобы гарантировать своевременные и достаточные поставки продукции для удовлетворения потребностей клиентов. Точность прогнозирования спроса становится жизненно важной, поскольку она защищает от затоваривания запасов, которое связывает капитал, и дефицита товаров, что потенциально может привести к неудовлетворенности клиентов. Предприятия электронной коммерции должны использовать передовые инструменты прогнозирования и анализа данных для разработки гибкой цепочки поставок, которая эффективно реагирует на среду, ориентированную на обслуживание клиентов.

Процесс покупки и заказа

Процесс покупки и заказа начинается после того, как вы определили, что пользуется спросом. Этот этап включает в себя получение продукции от поставщиков и обработку всего пути заказа. Для электронной коммерции, которая особенно важна для тех, кто перепродает товары, выработка эффективных методов закупок является ключом к поддержанию стабильной прибыли. Чтобы оптимизировать процесс покупок и заказов в электронной коммерции, сосредоточьтесь на построении стратегических связей с поставщиками и создании эффективных систем закупок.

Топ-3 ошибки управления запасами

Например, согласно отчету BCI, более 20% опрошенных организаций заявили, что будут искать местных поставщиков после Covid-19, чтобы избежать возможных задержек с доставкой. Хотя иностранные поставщики, как правило, обходятся дешевле, вы должны провести адекватную комплексную проверку, чтобы обеспечить надежность цепочки. Не менее важно внимательно следить за изменениями на рынке, позволяя вам оставаться гибкими и согласовывать управление запасами с постоянно меняющимися требованиями и тенденциями в сфере электронной коммерции.

Прием, хранение и упаковка

После этапа закупок фокус быстро смещается в сторону получения, хранения и упаковки запасов. Детали этих процессов различаются в зависимости от того, является ли модель продавца собственным поставщиком (1P), сторонним продавцом (3P) или гибридным подходом. Эффективной моделью 1P может быть бренд, ориентированный непосредственно на потребителя, в котором все операции от получения товаров до хранения и упаковки выполняются внутри компании, что дает им прямой контроль над стандартами качества и графиками поставок. И наоборот, бренды, продающие товары на нескольких торговых площадках, часто используют сторонние центры выполнения заказов. Их запасы отправляются туда, а затем хранятся и упаковываются на этих предприятиях до организации отправки; это дает большую гибкость, но жертвует некоторым контролем.

В гибридной модели предприятия могут управлять некоторыми продуктами (1P) самостоятельно, а другие (3P) передавать на аутсорсинг центрам выполнения для эффективного управления категориями продуктов. Такая гибкость обеспечивает большую эффективность управления различными линейками продуктов. Предприятия могут максимизировать эффективность, применяя методы, ориентированные на конкретные модели, с акцентом на систематические решения для хранения и тщательные процедуры упаковки, адаптированные специально для этого этапа работы, гарантируя, что продукты точно дойдут до клиентов, сохраняя при этом высокие стандарты качества.

Отслеживание и контроль запасов

Эффективный контроль запасов требует мониторинга уровня запасов в режиме реального времени, отслеживания движения запасов, внесения необходимых корректировок и принятия мер для решения любых проблем. Надежные механизмы отслеживания имеют решающее значение для точной финансовой отчетности и оптимизации общих операций. Предприятиям следует использовать передовые технологии отслеживания, проводить регулярные проверки и внедрять строгие меры безопасности — такое сочетание не только защищает активы, но и повышает операционную эффективность для увеличения успеха в бизнесе.

Комплектация заказа и отправка/доставка

Планирование выполнения заказов является еще одним важным элементом, когда речь идет об удовлетворенности клиентов. Этап включает в себя различные задачи: от комплектации и упаковки заказов до принятия стратегических решений о методах доставки. Предприятиям следует уделить приоритетное внимание оптимизации этого этапа для достижения максимальной эффективности. Соображения должны включать изучение таких вариантов, как быстрая торговля и выбор между сторонними и четвертыми поставщиками логистических услуг. По данным Бюро логистики, 12% компаний становятся убыточными после учета затрат на сбыт. Тщательное рассмотрение вариантов логистики имеет жизненно важное значение для максимизации прибыли.

В целом, 3PL занимается повседневными логистическими услугами, обеспечивая прямой контроль над операциями по управлению цепочкой поставок. Малый и средний бизнес считает 3PL идеальным вариантом, поскольку он предлагает экономичность, индивидуальную настройку и гибкость по экономически выгодной цене. С другой стороны, 4PL рассматривают управление цепочками поставок комплексно, обеспечивая стратегический надзор и комплексные услуги. Крупные предприятия со сложными логистическими потребностями и долгосрочной оптимизацией часто находят преимущества 4PL. Успешное выполнение заказов и доставка не только радуют клиентов, но и создают более надежную логистическую экосистему.

Ведущие методы управления запасами

В этом разделе будут обсуждаться практические подходы, которые могут значительно улучшить управление запасами. Эти проверенные подходы служат эффективными инструментами для поддержания контроля и повышения эффективности. 

Точно в срок (JIT)

Управление запасами «точно в срок» (JIT) в электронной коммерции подразумевает заказ и получение товаров именно тогда, когда это необходимо, например, в магазине электроники, который предвидит спрос клиентов на новые гаджеты. Используя стратегии управления запасами «точно в срок», они избегают чрезмерных затрат на хранение и минимизируют риски, связанные с устаревшими или непроданными запасами. Успех JIT зависит от точного прогнозирования и надежной цепочки поставок, поэтому товары поступают именно тогда, когда клиенты готовы совершить покупку. После пандемии COVID-19, вызвавшей значительные задержки в цепочке поставок, некоторые крупные фирмы переходят на модель «на всякий случай», чтобы свести на нет потенциальные сбои. В период с 2019 по 2020 год количество сбоев в цепочках поставок увеличилось на 14%. Хотя JIT снижает затоваривание запасов, это может быть риском, если у вас нет надежных отношений в цепочке поставок.

АВС-анализ

ABC Analysis делит запасы на три группы. Менеджеры по запасам создают классы товаров на основе данных о спросе, стоимости и рисках, чтобы группировать товары в рейтингах ABC. Товары, такие как флагманские смартфоны, подпадают под эту категорию, тогда как предметы B (ноутбуки среднего класса) и предметы C (базовые канцелярские товары) вообще попадают в другую группу. Интернет-магазину следовало бы сосредоточиться на управлении товарами класса А для удовлетворения высокого спроса, применяя при этом более гибкий подход к товарам класса С с низкой стоимостью и предотвращая ненужные инвестиции в товары с более низкой стоимостью. Согласно отчету McKinsey за 2020 год, 47% руководителей планировали увеличить запасы критически важных продуктов после COVID-19. Это может указывать на то, что они предпочитают процесс управления запасами ABC, чтобы избежать сбоев в цепочке поставок. ABC-анализ аналогичен принципу Парето, согласно которому 20% товаров приносят 80% доходов бизнеса.

Экономичный объем заказа (EOQ)

Предприятия электронной коммерции часто используют EOQ для определения оптимального объема заказа. Книжный интернет-магазин может использовать эту формулу для балансировки затрат на заказ и хранение, а также общих расходов на запасы. Книжный магазин закажет достаточное количество экземпляров популярных книг, не создавая при этом избыточных запасов и излишних затрат на хранение, тем самым увеличивая прибыль и эффективно управляя запасами.

Формула EOQ выражается как квадратный корень из [2(затраты на установку)(уровень спроса)], разделенный на затраты на хранение. Эта формула предоставляет предприятиям стратегический инструмент для достижения баланса в практике заказов, обеспечивая оптимальные уровни запасов для экономически эффективных и оптимизированных операций. EOQ оказывается неоценимым инструментом для точной настройки управления запасами для обеспечения устойчивой прибыльности бизнес-операций. Успешный бизнес сосредоточен на эффективном управлении запасами. Предприятия могут повысить операционную эффективность, сократить расходы и порадовать клиентов, применив пять важнейших шагов, которые мы рассмотрели в этой статье. Эти факторы жизненно важны для устойчивого роста на конкурентных рынках.

Количество просмотров: 163